21 oct, 2026
evenement
Een relatiedag staat of valt met wie er komt, en dat begint bij wat er op de mat valt. Een goede uitnodiging voor een relatiedag vertelt je gast in één oogopslag wat er te beleven valt, wanneer en waar het is, en hoe hij zich aanmeldt.
Waarom de uitnodiging het verschil maakt
Je relaties krijgen veel uitnodigingen, meestal per e-mail. Een uitnodiging die opvalt, krijgt aandacht voordat de gast heeft besloten of hij tijd heeft. Dat is precies het moment waarop je de opkomst wint of verliest.
De uitnodiging is bovendien het eerste stukje van je relatiedag zelf. Zie je gast een standaardmail, dan verwacht hij een standaardmiddag. Krijgt hij iets tastbaars met zijn eigen naam erop, dan weet hij dat je moeite hebt gedaan en dat hij persoonlijk welkom is.
Wat moet er in een uitnodiging voor een relatiedag?
Een uitnodiging hoeft niet lang te zijn, maar de basis moet kloppen. Controleer of deze punten erin staan:
- Aanleiding: waarom organiseer je deze dag? Een jubileum, een nieuwe vestiging, een productlancering of gewoon dank voor de samenwerking.
- Datum en tijden: begin- en eindtijd, zodat je gast zijn agenda kan plannen.
- Locatie: volledig adres en eventueel parkeer- of ov-informatie.
- Programma op hoofdlijnen: twee of drie onderdelen zijn genoeg om nieuwsgierig te maken.
- Aanmelden: hoe en voor wanneer. Een link of QR-code naar een aanmeldpagina werkt het snelst.
- Introducé: geef duidelijk aan of een partner of collega welkom is.
- Contactpersoon: een naam en telefoonnummer voor vragen.
Meer over opbouw en toon lees je in ons artikel over de zakelijke uitnodigingsbrief.
Timing: save the date, uitnodiging en herinnering
Agenda's van zakelijke relaties lopen snel vol. Werk daarom in drie stappen:
| Moment | Wat | Doel |
|---|---|---|
| 8 tot 12 weken vooraf | Save the date | De datum blokkeren, nog zonder volledig programma |
| 4 tot 6 weken vooraf | Uitnodiging | Programma, locatie en aanmelden |
| 1 week vooraf | Herinnering | Aangemelde gasten praktische informatie geven en twijfelaars nog een zetje |
Kies voor de stap die het meest moet opvallen een tastbare uitnodiging. Dat is vaak de echte uitnodiging. De save the date en de herinnering kunnen prima per e-mail. Laat ook genoeg tijd voor de productie: bij een flessenpost-uitnodiging ontvang je eerst een digitale proef en is de levertijd 5 tot 10 werkdagen na akkoord.
Maak de uitnodiging persoonlijk
"Beste relatie" voelt als een mailing, de naam van je gast als een persoonlijk verzoek.
Persoonlijke aanhef met voornaam
Zet de voornaam van elke gast in de aanhef. Bij de flessenpost-uitnodiging kan dat per gast: iedere uitnodiging krijgt een eigen aanhef.
Unieke code per gast
Geef iedere gast een eigen code op de uitnodiging. Bij het aanmelden vult de gast die code in, zodat je direct weet wie heeft gereageerd.
QR-code naar de aanmeldpagina
Een QR-code laat je gast in een paar seconden van papier naar je aanmeldformulier gaan. Op de flessenpost-uitnodiging is de QR-code gratis. Lees in ons artikel over de QR-code op een uitnodiging waar je op let, zoals het testen van de link en het formaat van de code.
Adressen aanleveren, wij versturen per gast
Versturen kunnen wij overnemen. Je levert de adressen aan via een Excel-sjabloon en wij sturen elke flessenpost los naar je gasten als brievenbuspost met track & trace. Dat kost €4,95 per adres, tot 100 adressen. Dit kan binnen Nederland, en een paar adressen in België gaan mee tegen de Belgische portokosten. Op de pagina adressen aanleveren lees je hoe je het sjabloon invult.
Voorbeeldteksten voor een uitnodiging relatiedag
Gebruik deze teksten als basis en vul de gegevens van je eigen dag in. Op de flessenpost-uitnodiging is ruimte voor een korte, krachtige tekst, dus houd het compact. Nog meer teksten vind je bij onze voorbeeldteksten voor zakelijke uitnodigingen.
1. Klantendag
Beste [voornaam],
Een goede samenwerking verdient een dag apart. Daarom nodigen we je uit voor onze klantendag op [datum] van [tijd] tot [tijd] bij [locatie]. Je maakt kennis met ons team, ziet waar we aan werken en sluit af met een hapje en een drankje. Meld je aan via de QR-code met jouw code [code].
2. Relatiedag op locatie aan zee
Beste [voornaam],
Deze fles spoelde aan met een uitnodiging voor jou. Op [datum] ontvangen we onze relaties aan zee bij [locatie]. Laat je jas niet thuis: we beginnen met een strandactiviteit en sluiten af met een diner met uitzicht op het water. Laat je voor [datum] weten of je erbij bent?
3. Open dag
Beste [voornaam],
Onze deuren staan op [datum] van [tijd] tot [tijd] open voor jou. Kijk mee achter de schermen, ontmoet de mensen achter ons werk en stel al je vragen. Breng gerust een collega mee. Aanmelden kan via de QR-code.
4. Productlancering
Beste [voornaam],
We hebben iets nieuws en we laten het jou als een van de eersten zien. Op [datum] presenteren we [product] bij [locatie]. Na de presentatie is er volop gelegenheid om het zelf te ervaren. Het aantal plaatsen is beperkt, dus meld je aan met code [code].
5. Jubileum-relatiedag
Beste [voornaam],
[Aantal] jaar [bedrijfsnaam], en dat hebben we mede aan jou te danken. Op [datum] vieren we dit met de relaties die ons in al die jaren hebben gesteund. We nemen je mee in onze geschiedenis en proosten samen op de toekomst. We hopen je te zien.
6. Relatiedag als bedankje
Beste [voornaam],
Dank je wel voor het vertrouwen dit jaar. Graag zeggen we dat persoonlijk tijdens onze relatiedag op [datum] bij [locatie]. Geen presentaties, wel een mooi programma en tijd voor goede gesprekken. Laat je via de QR-code weten of je komt?
7. Opening nieuwe vestiging
Beste [voornaam],
We zijn verhuisd en we laten je graag zien waar we nu zitten. Op [datum] openen we officieel onze nieuwe vestiging aan [adres]. Kom langs tussen [tijd] en [tijd] voor een rondleiding, een drankje en een kennismaking met het team.
8. Engelstalig: client event
Dear [first name],
We would be delighted to welcome you to our client day on [date] at [location]. Join us for an inspiring programme, meet our team and enjoy drinks and dinner together. Please confirm your attendance by scanning the QR code and entering your personal code [code].
9. Engelstalig: product launch
Dear [first name],
Something new is coming, and we would like you to be among the first to see it. On [date] we will present [product] at [location]. Places are limited, so please register before [date] using the QR code on this invitation.
De flessenpost-uitnodiging voor je relatiedag
Wil je dat je uitnodiging echt opvalt, kies dan voor flessenpost. Het is een glazen flesje met kurkje, met daarin je persoonlijke uitnodiging van 95 x 280 mm, opgerold met raffia en aangevuld met zand en schelpjes of nepsneeuw. Het flesje zit in een doosje dat door de brievenbus past. Je bestelt vanaf 5 stuks, voor €6,00 per stuk excl. btw, en vanaf 25 stuks wordt het goedkoper.
- Vul zelf een sjabloon in op de site of upload je eigen ontwerp, zonder ontwerpkosten. Je kunt het ontwerp ook door ons laten maken tegen eenmalige ontwerpkosten.
- Kies extra's zoals flesbedrukking in kleur, een sticker op het doosje of een persoonlijke aanhef met voornaam en unieke code per gast.
- Je ontvangt altijd eerst een digitale proef.
Bedrijven gebruikten flessenpost al voor verschillende soorten relatie-evenementen. Zo maakten we een persuitnodiging in flessenpost voor de lancering van de Geberit AquaClean Alba en een flessenpost-uitnodiging voor een productinformatiesessie van Daimler Trucks. Meer mogelijkheden zie je op de pagina over de zakelijke uitnodiging en in onze collectie voor evenementen. Wil je direct beginnen, ontwerp dan je flessenpost-uitnodiging in de configurator.
De opkomst meten
Een relatiedag is een investering, dus het is goed om te weten wat de uitnodiging heeft opgeleverd. Met een paar eenvoudige stappen breng je dat in kaart:
- Houd een gastenlijst bij met per relatie de status: uitgenodigd, aangemeld, afgemeld of geen reactie.
- Gebruik de unieke code per gast in je aanmeldformulier. Zo koppel je elke aanmelding direct aan een naam.
- Vergelijk aanmeldingen met de echte opkomst op de dag zelf, bijvoorbeeld met een eenvoudige aftekenlijst bij de ingang.
- Bel of mail wie niet heeft gereageerd. Een persoonlijke vraag een week voor de dag levert vaak nog aanmeldingen op. Lees ook ons artikel ben je verhinderd, laat het even weten.
Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren verstuur je een uitnodiging voor een relatiedag?
Stuur de uitnodiging vier tot zes weken voor de dag. Wil je zeker zijn dat drukbezette relaties de datum vrijhouden, stuur dan acht tot twaalf weken vooraf een save the date. Een week van tevoren volgt een korte herinnering.
Wat is het verschil tussen een relatiedag en een klantendag?
Een klantendag richt zich op je klanten. Een relatiedag is breder en kan ook leveranciers, partners en andere zakelijke contacten omvatten. Pas de tekst van je uitnodiging aan op de groep die je uitnodigt.
Kan ik iedere gast een uitnodiging met zijn eigen naam sturen?
Ja. Bij de flessenpost-uitnodiging kies je voor een persoonlijke aanhef met voornaam en een unieke code per gast. Je levert de namen aan en iedere uitnodiging wordt apart gemaakt.
Kunnen jullie de uitnodigingen ook naar mijn relaties versturen?
Ja. Je levert de adressen aan via ons Excel-sjabloon en wij versturen elke flessenpost los als brievenbuspost met track & trace, voor €4,95 per adres.
Een relatiedag die je relaties niet willen missen, begint met een uitnodiging die ze niet over het hoofd zien. Kies een tekst uit dit artikel, maak hem persoonlijk en ontwerp je uitnodiging in de configurator voor persoonlijke flessenpost.
